TO DOリストの作り方を徹底研究! タスクは時間割で管理する!?

働き方 2022.09.30

TO DOリストの作り方を徹底研究! タスクは時間割で管理する!?

多くのビジネスパーソンが、当たり前のように作成しているTO DOリスト。最適なタスク管理に活用するため、改めてその構造やメソッドを見直してみると、タスクの本質を考えさせられる興味深いポイントがさまざま見えてきました。TO DOリストの問題点から、実際の仕事の中で運用する方法まで、検証しています。

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TO DOリストの問題点とは?

まずは、TO DOとタスクの違いを押さえておきましょう。TO DOや「いつかやること」であり、時間の概念はありません。対してタスクは「期限までにやるべきこと」ことを指します。どちらも「やるべきこと/やらなければならないこと」ですが、期日の設定があるかないかで、意味合いがわかれます。

ということは、本来のTO DOリストは期限を記すものではありません。それでも、TO DOを一覧にしてひと目で把握し、抜け漏れをなくす、などのメリットがあります。
一方で、純粋な意味でのTO DOリストは次のような問題があります。

・優先順位がない
・期限と所要時間がない
・TO DOリストを書くこと自体がTO DOになる
・スケジュールには落ちない

特に、書くことに時間を割いて、TO DOを見渡して満足してしまっては、まったく意味がありません。TO DOリストをタスクリストとして発展させ、運用する方法をいくつか提案したいと思います。

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仕事は細分化しないと手がつけられない

好きで楽しいことなら、大変な仕事にも喜んで着手できるでしょう。しかし、苦手で難しそうな仕事のかたまりがドンと目の前にあると、ついつい後回しにしてしまいます。

また、大きすぎるタスクは具体的にアクションに落とせません。例えば、「1週間後までにA社向けのプレゼン資料をつくる」というタスクを遂行するには、PowerPointで資料を作成する前に、情報収集やアイデア出し、構成の検討といった工程があります。現実のアクションのレベルでは、もっと細かいタスクに分けられるでしょう。

「タスクは細分化するべき」とは、多くの仕事効率化書籍で語られている通り。どこまで細分化するかは、仕事への慣れや個人の処理能力によるかもしれませんが、とにかく大雑把なリスト”だけ”では、タスク管理の役割を果たしません。

細分化の目安として、「手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる」は次の4つのレベルを挙げています。

・取るべきアクションが明確にイメージできるまで細分化する
・タスクの見込み時間が30分以内になるまで細分化する
・「この先」がイメージできなくなるまで細分化する
・抵抗や「面倒そう」がなくなるまで細分化する
・慣れていることは大きめでもOK

最後の「慣れていること」に言及されているのが、安心させてくれるポイントです。仕事は流動的なものですから、すべてを精緻なタスク管理のもとに行おうとしても無理があります。仕組みを長く運用するうえでは、ゆとりや遊びがあることは重要です。

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リストは大きなタスクと小さなタスクで使い分ける

タスクは細分化すると記しましたが、あまり細かすぎると全体感がわからなくなります。「A社向けのプレゼン資料をつくる」「来季の計画書を作成する」「1000社の営業リストを作成する」といった大きなタスクが、ひとめでわかるようになっていることも大切です。覚えていられるうちはよいですが、20〜30個とプロジェクトが進行していくと、忘れたり漏れてしまうタスクも出てきます。

こうした大きなTO DOは、期日を過ぎてしまうと命取りです。常に意識できるよう、TO DOアプリや、カレンダーアプリのTO DO機能に、期日とともに登録しておくと便利です。タスク管理に慣れていない方は、万が一忘れても対応できるタイミングで、アラートを設定しておくと安心でしょう。

細分化されたタスクは、TO DOアプリを使ってもよいですが、TO DOへの記入が重いタスクになっては意味がありません。エクセルやメモアプリ、あるいは手書きのメモやノートで十分ではないでしょうか。
ただ、頭の中だけで処理をせず、どこかに書き出して漏れのないようにしておくことは必要。同時に、細かいタスクをどんどん消すことで、自分に快感のご褒美を上げるのも、仕事の効率を上げるちょっとしたポイントです。

細分化したタスクには所要時間をあてる

タスクを細分化したら、ひとつひとつにかかる所要時間を決めます。タスクが明らかになっても、時間があいまいではスケジュールを立てることができず、締切に間に合わせることができません。

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」の著者・伊庭 正康さんは、

「タスク管理の本質は「所要時間」をコントロールすることです。 」と断言します。

そして次のように続けるのです。

今抱えているタスクには何時間必要なのか。余裕を持って間に合わせられる設定になっているか。無理があるなら、1つのタスクの所要時間を短縮できないか。
こうした〈検証〉が必要です。
時間は無尽蔵ではありません。
そのためにも、タスクを書き出すだけではなく、「所要時間」も設定してほしいのです。  目に見える形で時間を意識することで、時間オーバーで締切に間に合わないといった事態は予防できます。

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」

伊庭さんもおっしゃっていますが、はじめから正確な所要時間が設定できるとは限りません。それでも、期限があることでその中で終わらせようとする力が働きますし、何度も繰り返していくうちに、実際の作業時間と照らし合わせて、感覚をつかんでいくこともできます。

タスクをスケジュールに落とす

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次に、タスクを実際のアクションにつなげるため、スケジュールに落としていきます。タスクが細分化され所要時間が設定されたTO DOリストがあることで、時間配分を最適化できるはず。

例えば、ある日のスケジュールを午前中は資料作成に、午後は得意先への連絡にあてていたとします。しかし、タスクのボリュームと所要時間を整理してみると、資料作成が午前中だけでは終わらない、といったスケジュールの矛盾が見えてきました。仕方なく、午後も資料作成にあてることにする、といった合理的な判断が可能になります。

細分化されたタスクを逐一スケジュールに当てはめてもよいのですが、それではスケジュールの入力が一大タスクになってしまう可能性があります。数時間単位でざっくりとやることを決めて、大きな矛盾がないかをチェックするだけでよいかもしれません。

時間割にタスクをあてはめる(ポモドーロ・テクニックを使う)

先ほど、タスクの細分化の目安として

・タスクの見込み時間が30分以内になるまで細分化する

「手帳とフセンで簡単・的確にスケジュールが整理できる」

を紹介しました。実はこの30分以内という区切りには理由があります。ポモドーロ・テクニックです。

ポモドーロ・テクニックとは、作業を25分ごとに分割して、5分間の休憩をはさみながら30分ごとに、仕事や勉強をこなしていくメソッドです。時間を区切ることで生産性が上がり、予定と実際の所要時間のギャップも最小限に抑えられます。

この1ポモドーロ25分の単位で、タスクを細分化することで、時間割をつくるようにスケジュールに落とし込むことができます。所要時間10分のタスクを25分で2〜3個行う、といったざっくりとした目安でも構いません。

なお、ポモドーロ・テクニックと同じでなくても、仕事に1コマ数十分の時間割をつくる考え方は、パフォーマンスの高いビジネスパーソンが実践しているメソッドのようです。

5%社員(編注:トップ5%の社員)は、時間に区切りをつけて作業をします。
作業が途中でも区切りの時間がきたら、手を止めて休憩。その後にまたスタートダッシュをきってサクサク進めます。
しかしこの目的は、処理能力スピードを高めるだけではありません。スピードに加えて、より多くの仕事をこなすことを目指しています。そのために、集中時間を長く保つ工夫として、時間に区切りをつけて作業をしているのです。
5%社員の時間の区切りは、「45分単位」が多数派でした。  45分仕事をしたら、一度立ち上がって大きく深呼吸したり、トイレ休憩や水分補給したりするシーンをよく見かけました。
「どれだけのことをできたか」よりも、「集中した45分を何回積み重ねられたか」を意識していました。

AI分析でわかった トップ5%社員の時間術

そこで私は、「ポモドーロ・テクニック」の精神を活かしつつ、日本のオフィスでもやりやすいように進化させました。  いろいろと時間を区切り、休憩時間も試してみて、導き出された最適なサイクル。
それは、
「14分間仕事に集中し、1分間休憩する」! 「15分間」のサイクルが、日本のオフィスでポモドーロ・テクニックを実行するコツです。  仕事を15分で区切るといっても、15分きっかりで仕事が終わるわけではありません。
15分以内に終わらせる強い意志があれば、数分の時間が余ります。
余った時間は、メールの確認や、部下との軽い打ち合わせ、「やることノート」を見て進み具合をチェックするなど、こまごまとしたタスクに充てるのです。

仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「7つの原則」

2分で終わるタスクは即対応

最後にTO DOリストにあえて入れないタスク処理を考えます。

ちょっとしたメールの返信や、社内からの問い合わせ対応など、細々したタスクまでTO DOリストに入れていたら、キリがありません。
超軽微なタスクをまとめて処理する、という時間割をつくってもよいでしょうが、後でまとめてやろうとすると、漏れが生じる可能性があります。一周回って、微細なタスクのためのTO DOリストをつくることになりかねません。

別の解決策が「即対応」です。超軽微なタスクは来た瞬間に対応してしまえば、忘れていて相手にかける迷惑や、思い出すための労力、といったコストを支払わずに済みます。では、タスクとしてスケジュールに落とすものとの棲み分けはどうするか?

あくまで目安のひとつとして、「がんばりすぎない本当のToDo活用術: 今すぐToDoリストは捨てなさい」著者のかろやかさんの「2分仕分け」理論を紹介します。

・タスクが舞い込んでくる
・ 「そのタスクは2分で終わるか」 と自分に質問をする
(2分で終わる場合) すぐに着手 → 終了
(2分以上かかる場合) Outlookでスケジュール化する

このルールの狙いをひとことで言うと、 「スケジュール化するまでもないタスクは すぐさま終わらせる」 です。 その判断の目安を 「2分で終わるか」 としてあります。 そのため、 2分の厳密な見立ては必要ありません。

がんばりすぎない本当のToDo活用術: 今すぐToDoリストは捨てなさい

もちろん、徹底的に即対応を優先させなければならないなど、職場による事情はあるでしょう。あくまで考え方のひとつとして、参考にしてください。

まとめ

TO DOリストは純粋なやるべきことの一覧ではなく、所要時間などを伴うタスクリストとして運用すると効果を発揮します。タスクは細分化してこそ具体的なアクション、スケジュール設定につながります。大きなタスクと、日々の業務レベルに落とし込んだ小さなタスク、両方のリストを作成するとよいでしょう。
細分化し所要時間を定めたタスクはスケジュールに落とし込むことができます。やり方はさまざまで、必ずしも緻密さを求めることはありません。本稿では、25分作業+5分休憩の区切りの中にタスクをあて、時間割のようにスケジュール管理することを提案しています。また、2分以内で済むような超軽微なタスクは片っ端から即対応すれば、結果的に時間や労力を省略することができます。

 

参考資料

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